こんにちは、海外暮らしミニマリストのTomoです！ 自己紹介はこちら
私はもともと機械音痴でまったくパソコンを使えなかったのですが、社会人になってから必要に迫られていろいろなパソコンスキルを習得していきました。
今では、普通の人よりIT関係やパソコンについては詳しいぐらいだと思います。
しかしながら、独学で習得していったので、実務で役に立たたないものまで勉強してしまい効率があまり良くありませんでした。
そこで、これからパソコンスキルを習得したいけどどれから勉強すればいいかわからないという人に向けて、基礎的で実務で役に立つパソコンスキルを5つ紹介していきます。
基礎的なものなので習得難易度も高くありませんし、この5つさえ習得していれば実務で問題が出ることはほぼ無いと思います。
目次
タッチタイピング
パソコンスキルで一番重要なのはタイピングだと思います。
軽視されがちですが、私の印象ではタッチタイピングができている人は全体の20％もいないと思います。
メール、資料作成、検索など様々な局面で有効なスキルで、業務効率が著しく変わってきます。
- 手元を見ないで画面だけをみてタイピングできるのが理想
- 手元と画面の両方を見ながら、両手でタイピングできるぐらいでOK
- 1分間に日本語を50文字入力できる
e-typingと寿司打という無料アプリで練習して、私は人差し指で一文字づつ入力するようなレベルからタッチタイピングを習得することができました。
寿司打はすこし難易度が高いので、初心者はe-typingから始めることをおすすめします。
e-typingではスコア測定機能もついており、スコア200を超えてくると仕事で周りと差をつけれるレベルになると思います。
Microsoft Office
Microsoft Officeは学生時代にも使用しますし、仕事でも頻繁に使用します。
特にWord, Excel, PowerPointの3つは最低限使えるようにしておきたいです。
Word
会議資料、レポート、契約書などさまざまな業務文書の作成に使用されますので、必ず使えるようになりましょう。
- 文書の作成ができる
- フォント、文字の揃え方、余白などの編集ができる
- 図形や画像の挿入ができる
- ヘッダー、フッター、ページ番号の作成ができる
- 拡張子の変更、用紙設定、印刷ができる
会議などで配られるような資料を作成できたら充分使えるレベルだと思います。
私は実務であんまりWordを使わないかな。。。
Excel
ExcelはMS Officeの中でも最も使用頻度が高く、特に事務職、経理関係は頻繁に使用します。
極めようと思うとかなり奥が深いのですが、専門職でない限りそこまでできる必要はなく基本的な操作ができればOKです。
こちらも必ず使えるようになりましょう。
- セル・列・行など基本単語を知っており意味を理解している
- 表の作成と編集ができる
- 列や行の挿入・削除ができる
- フィルハンドルを使うことができる
- 四則計算、オートSUM関数が使える
- 並び替えとフィルタ機能が使える
- 複数シートを作成したり、編集できる
- 拡張子の変更、用紙設定、印刷ができる
他の物に比べて覚えることが多いですが、実際に触りながら勉強すると直感的な操作が多く、簡単に覚えることができると思います。
最低限このリストに書かれていることはできるようになりましょう。
PowerPoint
他のものに比べると必要性は低いかもしれませんが、営業職や企画職であればプレゼンする機会があるかもしれませんので最低限使えたほうが良いと思います。
- スライドを送ったり戻したり、基本操作ができる
- 資料やスライドの作成、印刷
- 既存スライドの組み換えができる
- PowerPointを使ったプレゼンテーションができる
私は営業職時代にPowerPointをめちゃくちゃ使っていたので、プレゼン用のレーザーポインターを持っていました。
端末をUSBに接続するとレーザーポインターの方でスライドを進めたり戻したりできるので、プレゼンや聞いている人の反応を見ることに集中できて非常に使い勝手が良かったです。
ついでに、できる人感も醸し出せるので仕事でよくプレゼンする人にはおすすめです。
メール操作
全くメールを使えない人はいないと思いますが、CCとBCCの意味と使い方や署名の設定など、ビジネス上でのメールマナーを完全に理解していない人もいると思います。
取引先や上司とメールでやり取りすることも多いので、完璧に使いこなせれば、しっかりしている人だと認識されて信頼されるキッカケにもなるはずです。
- メールの送受信ができる
- CC、BCCの使い方を知っている
- 連絡先の登録や、削除などの管理ができる
- ファイル、URLなどの資料の添付、保存ができる
- 署名の設定ができる
- 貴社と御社の違い、挨拶や定型文などの敬語表現を使いこなせる
- Gmailを扱える
Gmailに関しては、アカウントを複数作れたりいろんな端末からアクセスできたりと、使いこなせると何かと便利なので、使ったことがない人は1度勉強してみることをおすすめします。
格安SIMではキャリアのメールアドレスをもらえないことも多いので、そういった場合にGmailアドレスは重宝します。
ファイル操作
こちらもあまりできない人はいないと思いますが、最低限できないと仕事に支障をきたすので紹介します。
- 新規フォルダーの作成
- ファイル、フォルダーの名前の変更
- ファイルの圧縮、解凍（zipファイル）
- ファイル拡張子の変更（.pdf / .jpg / .docx / etc…）
ファイル拡張子の変更は、WordやExcelでつくった資料をPDFファイルにするときなどに使用します。
私生活で使用することは少ないですが、仕事をする上では知っておいたほうが良いと思います。
インターネット検索
一言で言うと「ググる力」を身につけるということです。
今どき、そこらの人に聞くよりもグーグルで検索したほうが情報の質が高く、量も多いです。
インターネット検索を使いこなして自分からたくさんの情報にアクセスできるようになると、トラブルの解決速度や後々の成長スピードが上がります。
- インターネットを使って調べ物ができる
- インターネットから写真、ファイル、アプリなどをダウンロードできる
- URLをコピー＆ペーストできる
インターネットは非常に便利ですが、そこにある情報は玉石混交ですので鵜呑みにせずに必ず精査するようにしましょう。
すべてのビジネスマンが習得するべき基本
国内国外を問わずに、今どきホワイトカラーの仕事でパソコンを使用しないなんてことは殆どないと思います。
なので、これらのパソコンスキルはすべてのビジネスマンに必須だと思います。
逆をいうと、これすらできないと使えない人材の烙印を押される可能性が高いです。
ちなみに私は、履歴書のコンピュータースキル欄にタッチタイピングとMS Officeを書いています。
習得の優先順位をつけるのであれば、タイピング＞メール操作＞ファイル操作＞MS Office＞インターネット検索の順番になります。
パソコンに苦手意識のある人はこれを機に修得してみてはいかがでしょうか？
業務が捗るようになり、自身の市場価値も上がり良いこと尽くし間違いなしです！
